平成27年度岐阜高校同窓会総会・懇親会 運営委員反省事項

    

運営委員の皆様、総会・懇親会の準備、当日の運営、事後処理等、本当にお疲れ様でした。次年度及び10年後に役立てるため、以下によかったことや反省点などをご記入ください

 

1 運営委員会組織や前日までの準備について

**************** 47 ****************

 

1 役員みなさんすべての努力の結集ですばらしい準備だったと思う。

2 出席者ほぼ全員の笑顔が運営の成功の証拠でしょう。

3 皆様おつかれ様。

4 今回の手作りの成功を参考にしてください。

 

事務局の方で計画的に進めていただけたので、戸惑うこともなく、与えられた仕事が

できました。

 

メールでのやり取りは良かったのですが、スマホでないのでデータが大きすぎると

見れません。ガラ携の場合はPCアドレスがいいですね。

 

太田部長 鬼頭様ご苦労様でした。

 

毎月のように会合があって大変だけど、1年のことだから。逆に言えば、よく詰めてあるので、スムーズに進行できたのでは。

 

3学年どの学年も積極的に動いていただけて良かったです。

 

部長さん、大原さんにおまかせでした。会報が出来上がるまで大変だったと思います。

 

中心になる方が先を考えて会を開いてくださったので、行動しやすかったです。

 

運営委員は順調に行っていたが、1ヶ月前には、やはり、細部について混乱があった。

 

前日はボランティアが多くあり良い。

 

前日から宿泊し、鵜飼見物もしたいとの要望があり、船1艘26名、宿泊(十八楼)

13名泊まりの関連イベント実施した。参加メンバーからは好評であった。

 

住所名簿の不備により全員に連絡が取れなかったのが残念であった。

 

今尾部長お疲れ様でした。

多数の方が参加していただいて良かったです。

 

①広報会誌について

 1、印刷会社には完全原稿であれば、安く早くできるが、不完全なため、営業担当(印刷会社)11社の変更、完成する処理に大変であった。各社のいただくデータを完全にするシステムが必要であった。

 2、オンデマンドについては品質が良くなったおり、今後も利用して良いと思う。

②名古屋動員について

 なかなか連絡はついても出席するまでにはいたらなかった。

 

     モチベーションの違いがどうしてもあるので、そのあたりを…。

     Key personとなる人がいたことが、luckyだったと思します。

     皆様にはお世話になりました。家庭の事情で当日しかお手伝いできなくて申し訳ありませんでした。

     手作りで行った方針がよかった。

     運営委員会等の飲食が自前なのは、準備する必要もないのでグッドです。

     どういう姿勢で臨むかを最初に決めて、皆に説明して始めていたのが良かったと思う。

 

**************** 57 ****************

 

・幹事学年も世代が分かれており、意見交換も重要である。メールでのやり取りが大変に有効であり、会議については最低限の人数でなるべく短い時間で行うことが良い。会議においては、各部会からの資料を事前に用意して、会議では情報がキチッと共有できるようにしたほうが良い。

経費節減も非常に大切なことであるが、幹事年の役員に作業等で負荷をかけすぎるべきではない。(適切な業者発注による作業の軽減)

 

・中心で動かれている幹事の方々が大変そうでした。呼ばれて少しお手伝いした程度なので、もう少し何か出来たのではないかと反省しています。

 

・動員部としての役目が今ひとつ統一されていなかった気がします。

前日迄の会場部との役割分担が・・・

 

・メーリングリストを活用、ウェブサイトを活用した情報共有は効率的で大変良かった。打合せの仕方は、もう少し効率的な方法があったのではないか。

 

47年度の方々が引っ張って下さり、大変感謝しています。

 

・何度か企画していただいてよかったと思います。

 

・前準備がしっかり出来たので、当日までスムーズに運営できたと思います。

 

・数回の会議などに出席させていただきましたが、参加する意味があったのかな・・・

 と失礼ながら思うことが多々ありました。

 

・打合せにての決定事項が押し気味であった。もう少し早く決めてほしかった。

 

・各部門ごとに47年度の方が中心になって組織がまとまってよく準備ができていたと思います。47年度の方は本当にご苦労様でした。

 

・会議について具体的に決議して進行していくことが遅いように見えました。後半は急に進行されたような気がしました。動員部として、出席者が少なかったのが反省です。

・民主的に運営されたことは、非常に立派であったと思いますが、反面円滑な運営にはマイナスになった面があったと思います。同窓会のような性質のものはもう少しトップダウンでも良かったのかなと感じているところです。無理なプレッシャーが掛からなかった事は大変ありがたかったです。(楽しむ事を中心にすえられた事)

 

・事前の準備期間をもう少し短縮できたらと思う。

 皆さん積極的に参加されていて、同窓生が一つになって進めていくことは、意味があったと思う。

 会合の回数をもう少し減らしたほうが良い。

 

・情報共有のため、全体の打合せがあるのは良かったものの、詳細については各部やS47卒の方々に任せても良かったのではと思う。

 協賛金の掲示内容に誤りあったため、広告や協賛金の内容の確認に会報部としてもより関わるべきであった。

 

・会報,広告,動員等の全般的な業務のフォロー

 

**************** H4 ****************

 

・平成261月早々に招集がかかって約1年半。長いようで短かったが、平成26年度の同窓会総会開催前の早い時期に運営委員が顔合わせしたことは、意識共有・結束の意味でも大きかった。ただし、実際の業務の大半は平成27年の年明け以降の着手となり、2月から5月前半にかけてはドタバタ感が強かった。また、各部の連携やスケジュール調整の面については問題点が多く、私からもかなり意見を言わせていただいた。

 主体となられた昭和47年卒の方は、総じて熱心に取り組まれておられ、託児所の検討など我々若輩の意見にも進んで耳を傾けていただき感謝している。また、会費値上げやメニューのアレルギー表示、オンデマンド印刷導入、デジタル媒体活用による案内状郵送省略など、新たな取り組みを進んで実施されており、私どもは内容を理解し、ついていくのが精いっぱいであった。

 当日の参加者集めについては、動員部のメンバーを中心に、同期の連絡先を教えてもらい、案内状発送後に電話やメールを中心に声掛けを進めていったが、メンバーも多忙であり、なかなか連絡先の集約や声掛けがままならないところも多く、クラスごとに集約状況に大きな差異が生じた。それと並行して、Facebookユーザーの同期には、私が個々人に直接出欠確認を実施し、そちらは返答率7割程度とまずまずであった。結果、平成4年卒は114名の参加となったが、Facebookをしていないと情報が入手しづらい状況が続いたため、参加者のグループに偏りが生じる結果となったことは反省点である。

 会場部のH4副部長が業務繁忙につき辞退するトラブルがあったため、業務を代行したが、直近一か月の事前打ち合わせへの参加ぐらいで、あまりお役にたてず申し訳なく思っている。(H4副委員長・会場部)

・恩師の先生から、確認の連絡が何度かあって、くどいとのご指摘を受けました(笑いながらではありましたが。)。

 二次会は確かに同窓会とは別ですが、事実上同時に確認してもいのかなと思いました。

 運営委員にもコンビニ振込用紙が相当数郵送されていました。(H4総務部・財務部)

・委員の人数が多すぎるかと思いましたが、毎回参加できる方ばかりではないため、人数としてちょうどよかったと思います。

案内の発送など自分たちでできることは、今後もやったほうがいいと思います。(H4広告部)

・初めてのことばかりで、正直よくわからず準備していましたが、すべてが終わってみてよくわかりました。10年後は今回よりも気楽に段取りできそうです。(H4広告部)

・多くの人が運営委員に参加し、よい運営がなされたと思います。(H4広告部)

・アレルギー対応など、きめ細やかな配慮があってよかったと思います。(H4会場部)

・動員するにも連絡先が分からない人が多く、Facebook等に頼らざるを得なかったので、卒業してから5年後、10年後、15年後などもっと連絡が取りやすい時期に、随時名簿のリストを更新していく必要があると思います。

 在京での集まりも多くでき、つながりができたのでよかった。(H4広告部・在京動員部)

・会議等、出席できない時もあり、申し訳ありませんでした。上の方々にいろいろとお世話になり、ありがとうございました。(H4会場部)

・早くから準備に取り掛かっていたので、組織を作るにも時間がかけられてよかったと思う。大勢が自分のできる範囲で手伝えることをやっていけたのは、一人一人の負担が減らせて参加しやすかった。

 前日準備が早く終われてよかったと思う。(H4会報部・財務部)

・出席できるときは出席しましたが、他の方に迷惑をかけることも多く、心苦しいです。(H4動員部)

200万の固定の(いつもお願いできる)協賛先といっても、担当者が代わっていて、話がすぐに通じなかったりしました。その際に得た新たな情報を反映させる機会がないので、次年度の担当者がまた同じ経過をたどるのかなぁと思うと、新たに得た情報を次につなげられるといいと思いました。

 久しぶりに同級生に会えて、楽しく仕事ができてよかったです。(H4広告部)

・翌年度にノウハウを円滑に引き継げるよう、三学年以外の卒業生も組み込んでみてはどうでしょう?(H4動員部)

 

 

 

2 当日の運営について

**************** 47 ****************

1 よかったこと

   ・前年度の方々の活動を4月から見ることができた。

   ・打合わせや作業の会場をいつもきちんと確保できた。

   ・全体として無理することがなかった。

   ・色々な意見や考え方を乗り越えることができた。

2 100点満点

3 未記載

4 同窓会のあるべき姿についてしっかり議論した上、改善できる(すべき)ことは少しでも改善していただきたい。

 

受付等も含めてスムーズにいけたと思います。

ただ、懇親会へ入るための準備の時に多少流れが止まってしまったこと、司会者の

苦労なんとかしたいですね。

 

皆様が手際よく思ったより早く済みました。

 

全員で「おもてなし」という雰囲気で良かったと思う。

 

楽しい会になり、本当に良かったです。

笑顔でおもてなしする方ばかりで良かったです。

 

総会並びに懇親会は予定通りに行ったと思う。

 

同窓生を案内する際席がわかりにくい一面があった。

同期100名余のすべてが幹事という意識にはなり難い、誘われたから来たという方と

負荷の分散が難しい。

 

全てにおいて「手作り感」、「おもてなしの心」が感じられる運営が出来たと思う。

 

47の受付をさせていただきました。早くいらした方が多く、受付のあたりが混雑しました。

10時半開場より10分早く開場されたので、その後混雑もなくなり、受付もなんとか

スムーズに終了しました。

 

和やかによく出来たと思います。

井口先生の帰りのタクシーチケットを渡すことができなかった。(残念)

 

     おもてなし係として先輩方のテーブルをまわり、喜んでいただけたし、交流ができてよかったです。

     非常に良くまとまって良かったと思います。

     「席がわからない」というお尋ねが多かったのが印象に残りました。ネームプレートの裏をしっかり見せて説明したうえで、ネームプレートを渡すようにすればよかったと思います。

     事前の準備がしっかりしてもらってあったので、当日のみのお手伝いでも、よくわかりました。ありがとうございました。

     受付・司会等、おもてなしの心があふれていた。

     会の最後の集合写真は、やはりそれなりの機材を用意して撮影しないとしっかりした写真が撮れなかった。三脚、ストロボが必要。(撮影担当の反省として)

 

**************** 57 ****************

 

・参加者同士で楽しんでいる方が多く、催し物が少なかったのは良かったと思いました。ビデオや出し物は乾杯前に短めに行って、乾杯のあとは参加者同士の懇談の時間とするのが望ましい。乾杯後は仲間同士で勝手に会話している人が大多数である。

幹事年の役員以外の方々も多いことや幹事年も参加者であることから、懇親会に入ったら自然な流れで接待するほうが良い。(「そんなに気を使わなくていいよ」と言われました。)

校歌は会場に一体感が生まれとても良い演出が出来て、最高の盛り上がりでした。

 

・特に問題なし進み良かったです。朝の集合時間が早いのは、一日留守をする主婦としては辛いので、できるだけ前日までに用意できると良かったです。

 

・学年としては問題なく運営できたと思います。

 

・それぞれが持ち場をしっかりとこなし良く出来たと思います。

 受付スペースはもう少し余裕があっても良かったかなと思いました。

 

・細かいところまで行き届いていたし、皆さん喜んで楽しんで帰って頂けたと思います。

 

・スライド等上映されるとは思いませんでしたので良かったです。備品も懐かしかったです。ほぼ参加しただけで感動しっぱなしでした。

 

・皆で協力して動けたと思います。

 

・自主的に動いてもらえる人が多く助かりました。各自が受け持ちした仕事に、責任をもって勤めてもらえた。

 

・滞りなく気配りができていて、スムーズにできたと思います。素晴しい会になったと思います。

 

・受付やテーブルの上にあるデザイン等がよかったと思います。

 当日支払いされた方への領収証が必要だったと思います。

 

・ほとんどの委員が実質上初めての経験であったと思うので仕方がないかも知れませんが、当日臨機応変の対応を迫られた事も少なくありませんでした。万全な引継ぎ,準備を委員に求めるのは負担が大き過ぎると思いますが、そのように感じました。

 

・概ねスムーズに運営できたと思う。

 

・式典部分について時間がかかっており、同窓会の趣意を踏まえ来賓紹介などはより短くしたほうがよかったと思う。

 

・受付で2次会の会費の徴収 

 

 

 

**************** H4 ****************

 

・おおよその役割分担のもと、大きなトラブルもなく円滑に運営されたと感じる。

 当日の担当の打ち合わせに極力参加して、細かく目配りするように心がけていた。

 そして、10時過ぎからは、受付前で参加者の分け隔てなくお出迎えをしていた。

 学年二次会では、参加予定者に対して食材を少なめにし、必ず残金が出るようにして、最終的に4万円以上を個人協賛金として同窓会会計に繰り入れることができた。(H4副委員長・会場部)

・おもてなしの精神はよかったと思いますが、実際の動きとしては今一つ機能していなかったように感じます。実際に機能させるには、もう少しシステマティックにしないといけないのかなと思いました。(H4総務部・財務部)

2時間では短すぎると感じました。3時間ぐらいは必要かなと思います。(H4広告部)

・鬼頭事務局長の仕切りがあればこそだと思っております。ありがとうございました。(H4広告部)

・皆で協力しあい、和やかな雰囲気で進み、よかったと思います。(H4広告部)

・総会から参加していただくことを進める呼びかけを事前に行っておくと、当日、多くの方が参加できると思いました。懇親会のみの方が少し多かった気がしたので…。(H4会場部)

・もっと歓談の時間が欲しかった。二次会があっという間だった。

 食事はコースがよい(昔みたいに)。(H4広告部・在京動員部)

・おもてなしの心を忘れず、できました。(H4会場部)

・当日は程よい緊張感の中、楽しみながら参加できた。

 ギリギリまで、司会原稿の変更が続き、大変でした。

 各学年の公式カメラマン制度はよかった。動きのあるいい写真が多かった。(H4会報部・財務部)

・みなさんとても上手に進めてみえました。

 司会の多治見さんが本当に良かったです。(H4動員部)

・朝早い集合時間でしたが、かなり余裕があったので、もう少し遅く設定していただけるとありがたかったです。

 S4757年の方の段取りがよくて、H4年として従うだけでしたが、とても心強く感じました。ありがとうございました。(H4広告部)

YoutubeFacebookで、リアルタイムに情報展開できると盛り上がるのでは?(H4動員部)

 

 

 

 

 

3 事後処理について

**************** 47 ****************

 

1 別になし

2 とてもスムーズでよかった。準備や計画がよかったので、よい成果になったと思う。お疲れ様でした。

3 早く後片付けが終了して、よかった。

4 未記載

 

特にありません。

 

特になし

 

広告に関しては、総会後に会報誌の発送作業があり、冊数が多いので、ゆうメールにしたら安くできた。

 

メール(宗吉)がありやりとりがうまくいった。

 

この反省会日時は総会開催前に決めておけると、もっと集まりやすく、多数参加ができた。

 

印刷関連のデータはお渡しします。引き継ぎをよろしくお願いします。

 

     ペーパーとデジタルのまとめが大変ですね。一般的でないデータ形式のファイル(イラストレーター等)はどうしましょうか。

 

**************** 57 ****************

 

・会報について、広告や協賛金をいただいている方に対して直前に郵送しておくべき。

 

・特にないです。

 

・特になし。

 

14日以降はノータッチですみません。

 

・ホテルの会場入替え,見送り,写真とばたついて、片付けの人数が少なかったのでは

 

・写真や動画などすごい数をパソコンにアップされていてよかったです。

 

・できる範囲で次年度に効果的な引継ぎができたら良いと思います。

 

・良かった。

 

・協力者(寄附者等)への対応について、十分な対応を行う事であったため、アナウン

スがあるとよかったのではないか。

 

57年度単独の収支計算報告

 

**************** H4 ****************

 

・副委員長として、首都圏在住の参加者に感謝の意を示すため、在京(首都圏)同窓会に参加した。

 会場部としては、特になし。

 以下は学年代表として感じたことである。

 同期の名簿については、同窓会名簿の情報がまるで役に立たないため、ほぼ一から名簿を構築する必要性に迫られ、十分な機能を果たすまでには至らなかった。今後は、名簿委員を各クラス23名お願いし、10年かけて一定のレベルまで整備するなど使い物になるようブラッシュアップする必要がある。

 また、今回の連絡手段がFacebookに偏りすぎ、いわゆる情報格差を生じる結果となった。また、運営委員もFacebookユーザーが大半を占めており、内輪で同窓会をしている印象を持たれかねないことも懸念される。少なくとも名簿委員や今回の運営委員共通のメーリングリストやLINEなどその他のSNSも活用するなど、多方向からの情報提供ができる体制を今後に向けて整えていきたいと感じた。

 最後に、平成4年卒は、同窓会の運営は、在京同窓会を含めて今後20年間で4回(平成35年度在京、平成37年度本会、平成45年度在京、平成47年度本会)務めなければならない。それには、地元在住者と首都圏在住者が相互に協力関係を保ち続ける必要がある。ついては、最低23年に一回ぐらいのペースで学年同窓会を実施していきたいと思う。(H4副委員長・会場部)

・順調にできたと思います。(H4広告部)

・初めて運営にかかわるので、ついてまわりでお手伝いさせていただき、事後処理はお任せでした。各学年各部一人でも全体の流れを最後まで把握できると、次に活かせると思います。(H4会報部・財務部)

 

 

 

 

4 28年度の運営委員にぜひ引き継いでほしいこと

**************** 47 ****************

 

1 1人で行なう事ではないので、思い込みによる行き違いもあったと思います。確認の励行と連絡の徹底を相方から行なう事が大切と思います。今回のミスも是非後輩達にはひきついであげると良いと思います。契約の関係(振込?)、ネットの関係(送信不可内容)・・・・。でもそれぞれの立場でみなさんが努力されたので結果がでたと思います。

2 ハプニング、想定外、色々ありましたが、笑顔で前向きに対応していた。あわてずに行ったこと、ある程度順調でシュミレーションしていたことが良かったのでしょう。何かの際には、誰が責任者か明確にし、判断をすることが大切ですね。参加者は何もしらないと思って準備、対応することが大切ですね。

3 積み重ね、ヨロシク。

4  反省をいかし、新たな時代に。

振込の期限にズレが生じていたのでその点に注意したいですね。

 

来年も頑張ってください。

 

広告協賛と同時に金銭のみの協賛金協力に頑張ってください。

 

大変ですが、楽しんでもらえる会にしてください。

 

早めに動いてもなかなかうまくいかないので、全体のスケジュールを綿密に計画するのが良い。

 

盛会を期待しています。

 

早くいらした方の開場までの居場所が決めてあるといいかな。

 

     若い人たちにも同窓会総会が毎年開催されていることを知ってもらうために、H15H25卒の方に、案内又はメールを送ってもらうと良いと思います。

     岐阜高校の伝統を若い人たちにも引き継いでもらうためにも、後戻りせず改革を進めてもらいたいです。

     岐阜グランドホテルはロビーから会場まで遠いので、お年寄りのために結婚式用の出入り口を使えるようにしたら良いと思う。

     今回の運営の「精神」を受け継いでほしいですね!

     今年のみできたこと(会場作成)と引き継げるものと明確にして、良い点をつないでいきたい。

     このイベントを楽しむ雰囲気を作っていって欲しい。

 

**************** 57 ****************

 

・協賛金や広告費が多く集まるとしても、会費は9000円として継続していただきたい。

 

・学年としては特にないです。

 

・自分達が一番楽しむこと。

 

・仕事,気苦労いろいろありますが、自分も楽しめる委員会です。

 是非、積極的に参加,活動して下さい。

 

・料理も充分でした。今回の形式で引き継いで頂けると、よいかと思います。

 

・余剰金が多い事は事前の運営がよかったからだと思います。今後も引き継げると良いと思います。

 

・おもてなし

 

・自宅に戻らないと具体的なことはわかりません。ただ、余計なストレスを抱えることなく、シンプルに進めていただければよいと思います。

 

・一つの事をみんなで成し遂げる事は素晴しい事なので、是非たくさんの人に参加してほしい。

 

・シンプルな運営を心掛けて下さい。

 

**************** H4 ****************

 

・引き継ぎ事項としては、以下のことがあげられる。

 ・託児所の設置 ・アレルギー表示 ・会報の印刷方法及び業者選択

 ・個人協賛金の集め方のブラッシュアップ 

 ・早めの業務着手

 ・サンメッセ+電算システムへの発注見直し(特にサンメッセは今回2回大きな失敗を犯しているため、ペナルティとして発注しないことも一計)

 岐阜の同窓会総会も大切だが、在京同窓会のことも考慮に入れて動くべきである。在京同窓会は、首都圏のメンバーを中心に運営をしていただく必要があるため、日ごろから首都圏在住者の動向を把握して、つながりを保つ努力をしなければならない。同窓会というものは、そこまで念頭に置いて取り組む必要があることを、この一年で実感した。

 特に平成5年卒の方は、在京同窓会を含めて5回幹事をするという認識で取り組んでいただきたい。(H4副委員長・会場部)

・キーパーソンを早めにできるだけ多く確保できるよう頑張ってください。(H4総務部・財務部)

・自分たちの高校生時代を振り返るとともに、今の岐阜高校の現状を詳しく教えていただけると嬉しいです。(H4広告部)

・大変だとは思いますが、頑張ってください。(H4広告部)

・折角の機会なので、一人でも多くの参加者を集められるように、同期の所在把握に早急に取り組んでいただきたい。(H4広告部)

・準備の段階で一人でも多くの人を集めることが大切です。(H4会場部)

・運営委員も楽しみつつ、同窓生をおもてなしする心は引き継いでいってほしいです。

 今回の組織の良い所はぜひ引き継いでいっていただきたいです。(H4会報部・財務部)

・たくさん声掛けをしたつもりでしたが、まだまだ同窓会のことを知らなかったという声も聞くので、少しでも早めに現在の住所や連絡先を確認して、少しでもたくさんの人に声掛けができるといいと思いました。(H4動員部)

・協賛先の細かい情報をお伝えしたいのですが、本日は資料を持ち合わせていないので、すみません。(H4広告部)